Das Hinweisschreiben sollte unmittelbar zu Jahresbeginn erteilt werden.
Bekanntlich kann der Verfall von Urlaubsansprüchen nach der Rechtsprechung des BAG nach § 7 BUrlG nur dann eintreten, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten zuvor konkret aufgefordert hat, seinen Urlaub zu nehmen und ihn klar und rechtzeitig darauf hingewiesen hat, dass anderenfalls der Urlaub mit Ablauf des Urlaubsjahres oder des Übertragungszeitraums erlischt.
Das BAG hatte im Jahr 2023 zudem entschieden, dass Urlaub aus dem Urlaubsjahr, in dem ein Beschäftigter langzeiterkrankt, aber zum Teil noch arbeitsfähig war, regelmäßig ohne vorherige Belehrung nicht verfällt. Die Information sollte den Beschäftigten daher so früh wie möglich im Kalenderjahr erreichen. Nach der Entscheidung des BAG vom 31. Januar 2023 (Az. 9 AZR 107/20) sollten die Beschäftigten die Hinweisschreiben grundsätzlich binnen der ersten sechs Werktage des Kalenderjahres erhalten. Ein späterer Zeitpunkt sollte nur dann gewählt werden, wenn es dem Arbeitgeber tatsächlich nicht möglich ist, die Hinweisschreiben den Beschäftigten früher zukommen zu lassen.
Die Mitteilung sollte daher für das Urlaubsjahr 2026 unverzüglich nach Entstehung des Urlaubsanspruchs, spätestens bis zum 8. Januar 2026, erfolgen.
Mitgliedsunternehmen können nähere Informationen sowie eine Mustervorlage für ein entsprechendes Hinweisschreiben dem A-Rundschreiben zum gleichen Thema entnehmen, das im ArbeitgeberNet unter „A-Rundschreiben“ und dort unter „Aktuelles“ gespeichert ist.
